เซ็นสำเนาบัตรประชาชนเขียนอะไรบ้าง ขั้นตอนตามคำแนะนำกรมการปกครอง

ขั้นตอนเซ็นรับรองสำเนาบัตรประชาชนให้ปลอดภัย

กรมการปกครองแนะนำให้ทำสำเนาบัตรประชาชนตามนี้ทุกครั้งที่ต้องส่งให้ผู้อื่น

• ถ่ายสำเนาเฉพาะด้านหน้าที่มีข้อมูลส่วนบุคคล
• ขีดเส้นคู่ขนาน 2 เส้นจากมุมล่างซ้ายไปมุมบนขวา
• เขียนวัตถุประสงค์การใช้สำเนา ปิดท้ายด้วยคำว่า เท่านั้น และคร่อมข้อความด้วยเครื่องหมาย # ทั้งหน้าและหลัง
• เขียนวัน เดือน ปี กำกับทุกครั้ง
• เขียนคำรับรอง
• ลงลายมือชื่อทับบริเวณรูปถ่าย โดยใช้ปากกาหมึกดำ

ตัวอย่างเช่น ถ้าส่งสำเนาไปสมัครงาน อาจเขียนวัตถุประสงค์ว่า #ใช้สมัครงานเท่านั้น# แล้วตามด้วยวันที่ที่ส่งจริง ข้อความนี้เป็นเพียงตัวอย่างประกอบการอธิบาย ให้เปลี่ยนเนื้อความตามเรื่องที่ใช้สำเนาจริงในแต่ละครั้ง และเขียนวันที่ทุกครั้งที่ใช้

ควรรู้ด้วยว่าทั้งหมดนี้เป็นคำแนะนำจากกรมการปกครอง ไม่ใช่ข้อกำหนดทางกฎหมายที่บังคับให้ต้องเขียนข้อความหรือจัดรูปแบบแบบใดแบบหนึ่ง บางหน่วยงานหรือบริษัทอาจมีวิธีรับสำเนาของตนเอง ถ้าไม่แน่ใจ ให้ถามผู้ที่ขอเอกสารก่อนว่าต้องการรูปแบบอย่างไร

เหตุผลของวัตถุประสงค์ เครื่องหมาย # และวันที่

การเขียนวัตถุประสงค์ปิดท้ายด้วยคำว่า เท่านั้น แล้วคร่อมด้วยเครื่องหมาย # หน้าหลัง กรมการปกครองระบุว่ามีไว้เพื่อกันการต่อเติมข้อความ

ส่วนวัน เดือน ปี ที่เขียนกำกับ กรมการปกครองให้เหตุผลว่าเพื่อยืนยันวันที่ใช้งาน จึงควรเขียนวันที่จริงที่ใช้สำเนาทุกครั้ง ไม่ควรเว้นว่างไว้

การลงลายมือชื่อทับบริเวณรูปถ่ายก็มีเหตุผลเฉพาะ คือกันการสลับรูป ส่วนปากกาหมึกดำที่กรมการปกครองแนะนำ ก็เพื่อกันหมึกซีดหรือถูกลบและแก้ไขภายหลัง ทั้งสองข้อนี้เป็นเหตุผลที่หน้าแนะนำของกรมการปกครองระบุไว้

ที่มาของคำแนะนำและเมื่อไรที่ยังต้องใช้สำเนา

หน้าแนะนำของกรมการปกครองอ้างถึงมติคณะรัฐมนตรี (ครม.) เมื่อวันที่ 2 ต.ค. 2561 ว่าด้วยการไม่เรียกขอสำเนาเอกสารที่ทางราชการออกให้จากประชาชน หน้าเดียวกันระบุว่าเหตุผลของมติคือการลดภาระประชาชนด้านขั้นตอน เวลา และค่าใช้จ่าย หน่วยงานรัฐจึงไม่เรียกสำเนาเอกสารที่ทางราชการออกให้ และมีบางหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชนที่เลิกใช้สำเนาบัตรแล้ว

แต่ก็ยังมีบริการบางอย่างที่ใช้สำเนาบัตรเป็นเอกสารยืนยันตัวตน เช่น การรับมอบอำนาจ ถ้าต้องส่งสำเนาบัตรในกรณีแบบนี้ ก็ควรเซ็นรับรองตามขั้นตอนข้างต้นทุกครั้ง หน้าเดียวกันระบุด้วยว่าหากหน่วยงานใดยังต้องใช้สำเนาบัตรจริง เจ้าหน้าที่ต้องอำนวยความสะดวกเพื่อลดภาระประชาชน ใครสงสัยเรื่องมติหรือการใช้สำเนาบัตร สอบถามเพิ่มได้ที่ Call Center 1548 ตามที่หน้าดังกล่าวระบุ

ถ่ายเฉพาะด้านหน้า รหัสหลังบัตรไม่ใช่ CVV

รหัสด้านหลังบัตรประชาชนเป็นรหัสควบคุมบัตรสำหรับหน่วยบริการของกรมการปกครอง ไม่ใช่รหัส CVV ตามที่กรมการปกครองชี้แจง

ดังนั้นให้ถ่ายสำเนาเฉพาะด้านหน้าที่มีข้อมูลส่วนบุคคล ไม่ต้องถ่ายด้านหลัง การถ่ายเฉพาะด้านหน้ายังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำสำเนาด้วย เมื่อไม่มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลด้านหลัง ก็ไม่ต้องถ่ายส่งไปให้ใคร

ก่อนส่งสำเนาให้บริษัทหรือหน่วยงาน ควรถามอะไร

สิ่งแรกที่ควรถามผู้รับคือ ต้องการสำเนาบัตรไปใช้ทำอะไร และมีรูปแบบการรับรองสำเนาที่กำหนดไว้หรือไม่ คำตอบข้อแรกช่วยให้เขียนวัตถุประสงค์ได้ตรงกับการใช้จริง ส่วนคำตอบข้อหลังช่วยกันปัญหาถูกส่งกลับมาแก้ เพราะแต่ละแห่งมีข้อกำหนดของตนเอง ไม่มีใครบอกแทนได้ว่าที่ไหนรับหรือไม่รับสำเนาแบบใด

อีกเรื่องที่กรมการปกครองย้ำคือ ห้ามให้ผู้อื่นใช้บัตรแทนตนเอง เพราะข้อมูลบนบัตร เช่น ชื่อ เลข 13 หลัก วันเกิด ที่อยู่ บาร์โค้ด และเลขคำขอ (เลขใต้รูป) อาจถูกนำไปสวมรอยได้ โดยบาร์โค้ดและเลขคำขอเป็นข้อมูลที่ใช้ยืนยันตัวบุคคลเบื้องต้น จึงควรระวังการเผยแพร่ ถ้าบัตรหาย ให้แจ้งความและขอทำบัตรใหม่โดยเร็ว

ที่มา: กรมการปกครอง (Department of Provincial Administration) หน้าแนะนำขั้นตอนทำสำเนาบัตรประชาชนให้ปลอดภัย