PDPA ขอดูข้อมูลตัวเอง–ถามที่มาเบอร์ เริ่ม 14 ก.ย. 69

อีกจุดที่มีผลต่อการนับเวลาคือกรณีเอกสารไม่ครบหรือคำขอไม่ชัดเจน องค์กรต้องแจ้งให้แก้ไขหรือส่งเพิ่ม โดยกำหนดเวลาให้ไม่น้อยกว่า 10 วัน หากผู้ยื่นไม่ดำเนินการภายในกำหนด องค์กรอาจจำหน่ายคำขอนั้นได้ ซึ่งไม่ตัดสิทธิที่จะยื่นใหม่ แต่เท่ากับเริ่มนับเวลาใหม่ทั้งหมด การยื่นให้ครบตั้งแต่ครั้งแรกจึงมีผลต่อความเร็วมากกว่าการทวงถามภายหลัง

คำว่าฟรีในประกาศนี้มีเงื่อนไข

ประกาศกำหนดชัดว่า หากเป็นการให้ข้อมูลผ่านช่องทางหรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งองค์กรไม่ต้องจัดทำข้อมูลลงสื่อบันทึกรูปแบบใดเป็นการเฉพาะ และไม่มีค่าใช้จ่ายในการขนส่งหรือจัดส่งโดยตรง องค์กรจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมไม่ได้ การขอทางอีเมลหรือระบบออนไลน์แล้วรับเป็นไฟล์ จึงเป็นเส้นทางที่ไม่มีค่าใช้จ่ายโดยหลัก

ส่วนกรณีที่เรียกเก็บได้ คือคำขอเรื่องเดียวกันที่ยื่นซ้ำจำนวนมากหรือบ่อยครั้ง คำขอที่เกี่ยวกับข้อมูลปริมาณมาก หรือคำขอที่ทำให้องค์กรมีภาระเพิ่มขึ้นกว่าปกติ โดยค่าธรรมเนียมต้องสมเหตุสมผล ไม่เกินต้นทุนที่แท้จริง และไม่เกินอัตราในบัญชีท้ายประกาศ ทั้งต้องแจ้งอัตราให้เจ้าของข้อมูลทราบก่อนหรือในขณะใช้สิทธิ

อัตราในบัญชีท้ายประกาศกำหนดเป็นตัวเลขไว้ เช่น ค่าทำสำเนาด้วยเครื่องถ่ายเอกสารกระดาษ A4 หน้าละไม่เกิน 1 บาท ค่าทำสำเนาจากเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์บนกระดาษ A4 ขาวดำ หน้าละไม่เกิน 3 บาท และค่าให้คำรับรองถูกต้องของข้อมูล คำรับรองละไม่เกิน 5 บาท นอกจากนี้ยังมีอัตราสำหรับกระดาษขนาดอื่นและงานพิมพ์ขนาดใหญ่กำหนดไว้ด้วย ตัวเลขเหล่านี้เป็นเพดาน ไม่ใช่ราคามาตรฐานที่องค์กรมีสิทธิเรียกเก็บทุกกรณี

องค์กรปฏิเสธได้เมื่อใด และถ้าเงียบต้องทำอย่างไร

เหตุปฏิเสธที่ประกาศรองรับ ได้แก่ การเปิดเผยจะเป็นการฝ่าฝืนกฎหมายหรือคำสั่งศาล การเปิดเผยกระทบต่อสิทธิและเสรีภาพของบุคคลอื่น ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่เป็นความลับของราชการ ความลับทางการค้า ลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญาของผู้อื่น และกรณีคำขอไม่ชัดเจนหรือสร้างภาระเกินสมควรโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร

จุดที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้สิทธิคือ ถ้าปัญหาอยู่ที่ข้อมูลบางส่วน ประกาศให้องค์กรพิจารณาลบ ตัดทอน หรือปกปิดเฉพาะส่วนนั้น แล้วเปิดเผยส่วนที่เหลือ แทนการปฏิเสธทั้งคำขอ และเมื่อปฏิเสธ องค์กรต้องแจ้งเหตุผลให้ทราบ พร้อมบันทึกการปฏิเสธและเหตุผลไว้ในรายการตามมาตรา 39 การไม่บันทึกดังกล่าวเข้าข่ายไม่ปฏิบัติตามมาตรา 30 วรรคสี่ ซึ่งมาตรา 82 กำหนดโทษปรับทางปกครองไม่เกิน 1 ล้านบาท

ประกาศยังกำหนดให้องค์กรบันทึกรายละเอียดคำขอ เอกสารหลักฐาน การดำเนินการ และการปฏิเสธ เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี โดยเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ในทางปฏิบัติ ผู้ใช้สิทธิควรทำแบบเดียวกัน คือเก็บหลักฐานวันที่ยื่น ช่องทางที่ยื่น และข้อความตอบกลับไว้ให้ครบ เพราะเมื่อพ้นกำหนดแล้วองค์กรยังเงียบหรือปฏิเสธโดยไม่แจ้งเหตุผล เอกสารชุดนี้คือสิ่งที่ใช้ประกอบการร้องเรียนต่อคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญ สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเป็นกลไกบังคับใช้ที่มีอยู่จริงและเคยมีคำวินิจฉัยลงโทษปรับมาแล้ว